Handelsbetrieb in Wien

In einem Handelsbetrieb in Wien ist die Frustration in Hinblick auf bestehende Meetings groß. Beklagt werden insbesondere der hohe Zeitaufwand, die Ineffizienz und der zu geringe Output von Besprechungen.

Daher will man neue Wege gehen und unterstützt von der Beraterin wird ein Pilotprojekt ins Leben gerufen. Eine neue, maßgeschneiderte Meeting-Struktur unter Zuhilfenahme eines digitalen Tools soll entwickelt und eingesetzt werden. Diese sollen vom Führungsteams getestet und bei Erfolg auch für weitere Besprechungen als Basis dienen.

Unsere Beratungsergebnisse zusammengefasst

Im ersten Schritt wurden Bedarf, Ziele und Rahmen analysiert, wie z.B. in Hinblick auf Ort, Dauer oder Frequenz. Dabei wurde beispielsweise klar, dass es auch ohne explizite Moderation und Protokollführung gelingen sollte, den vorgegebenen knappen Zeitrahmen einzuhalten, dennoch genügend Raum für Austausch aller Teammitglieder zu schaffen sowie die getroffenen Entscheidungen bzw. die Umsetzung zu sichern.

Im zweiten Schritt diente eine von der Beraterin maßgeschneiderte Struktur mit vier Phasen als Leitlinie: Check-in, Priorisierung, Aktionsplanung und Quick-Wins. Bei der Suche nach einem dafür passenden digitalen Tool wurde man auch gemeinsam fündig: die Entscheidung fiel auf das virtuelle Whiteboard Miro.

Auf Basis der vorgeschlagenen 4-Phasen-Struktur wurde ein „F-Team-Board“ in Miro maßgeschneidert. Und nach einer kurzen Einschulung auf das digitale Tool konnte es auch schon mit dem Probe-F-Team losgehen! Das Miro-Board wurde von allen Führungskräften sehr gut und mit viel Spaß angenommen. Einziger Verbesserungspunkt: nächstes Mal soll ein Timer dabei sein, um den Zeitrahmen auch wirklich exakt einhalten zu können!

Feedback Betrieb

Im Check-in haben wir genügend Zeit für den Austausch, in der Priorisierung und Aktionsplanung werden dann Nägel mit Köpfen gemacht und Verantwortliche festgelegt. Am besten aber kommen die Quick-Wins an, die den Erfolg sichern! Wir haben uns auch schnell an das Arbeiten mit dem Miro-Board gewöhnt, toll ist dabei auch, dass wir später auch jederzeit wieder einfach und schnell auf die Ergebnisse zugreifen können.

Wie ist diese Beratung gelungen?

Die Struktur auf dem digitalen Board gibt einen klaren Ablauf vor, der durch die Wiederholung bei jedem Meeting eingeübt und so immer effektiver wird. Durch die maßgeschneiderte Struktur wird sichergestellt, dass es eine breite Beteiligung aller Teammitglieder gibt. Der Aktionsplan hilft bei Entscheidungen und Maßnahmenentwicklung, sowie auch in der Kontrolle der Umsetzung. Quick Wins stärken die Motivation. Das Protokoll entsteht durch das Tun am Miro-Board quasi nebenbei. Daher gibt es auch kaum mehr Aufwand in Vor- und Nachbereitung. Das macht Meetings interessant und abwechslungsreich und bringt daher die volle Aufmerksamkeit. Eine passgenaue Meeting-Struktur zu etablieren lohnt den Entwicklungsaufwand zu Beginn mit Effizienz und Zufriedenheit später.