Wer wünscht sich nicht, dass eine neue Software den Arbeitsalltag tatsächlich erleichtert? Dass
konsequent genutzt. Manche arbeiten weiter mit alten Routinen, andere umgehen Funktionen, die ihnen Suchaufwand, Zettelwirtschaft und Doppelerfassung zurückgehen – und dass Mitarbeiter*innen sicher und selbstverständlich mit der neuen Lösung arbeiten?
In der Praxis sieht es oft anders aus: Die Software ist eingeführt, die Schulung ist erfolgt – und trotzdem wird sie nicht von allen zu kompliziert erscheinen. Und plötzlich entstehen digitale oder analoge Parallelstrukturen, sprich ein Mehraufwand anstelle einer Erleichterung. Ob eine Software im Alltag genutzt wird, hängt nicht allein von der Lösung selbst ab, sondern auch davon, wie ihre Einführung gestaltet wird.
Für uns beginnt eine erfolgreiche Softwareeinführung deshalb nicht mit der Frage: „Welche Software kann das?“ Sondern mit der Frage: „Was brauchen die Menschen und wie müssen die Abläufe gestaltet sein, damit die digitale Lösung im Alltag wirklich funktioniert?“
Eine neue Software verändert weit mehr als technische Abläufe. Sie verändert Zuständigkeiten, Routinen und die Zusammenarbeit zwischen Menschen und Bereichen. Entscheidend ist, ob die Lösung zum tatsächlichen Arbeitsalltag passt und ob die Menschen, die damit arbeiten sollen, den Veränderungsprozess mitgestalten können. Genau hier setzt der Ansatz von baban.
Betroffene Mitarbeiter*innen sollten nicht erst zur Schulung mit der neuen Software in Kontakt kommen. Ihr Wissen und ihre Erfahrungen sind bereits bei der Analyse der bestehenden Abläufe und bei der Auswahl einer neuen Lösung wertvoll.
Wer diese Fragen gemeinsam beantwortet, macht nicht nur Anforderungen sichtbar. Es entsteht auch Verständnis dafür, warum sich etwas verändern soll – und Akzeptanz für die gewählte Lösung.
Belegschaften sind vielfältig. Menschen bringen unterschiedliche digitale Vorerfahrungen, Qualifikationen, Routinen und Lerngewohnheiten mit. Eine Lösung, die für eine Gruppe intuitiv funktioniert, kann für eine andere eine große Hürde darstellen. Deshalb lohnt es sich, unterschiedliche Nutzer*innen bereits bei der Auswahl und Erprobung einzubeziehen. So kommen neben dem Funktionsumfang auch Usability und Alltagstauglichkeit in den Blick.
Auch die Kommunikation spielt eine Rolle: Sie sollte verständlich und zugänglich sein und Raum für Fragen sowie Zeit zum Ausprobieren lassen.
Eine einmalige Schulung reicht häufig nicht aus, damit eine neue Arbeitsweise nachhaltig verankert wird.
Hilfreich sind Lernangebote direkt im Arbeitsalltag, reale Praxisfälle und kurze, wiederholbare Lerneinheiten. Key-User*innen und Multiplikator*innen können zusätzlich dafür sorgen, dass Wissen im Unternehmen bleibt und auch später Unterstützung verfügbar ist. So wird aus einer einmaligen Softwareeinführung Schritt für Schritt eine neue, gemeinsam getragene Arbeitsweise.
Wir begleiten Unternehmen von der Bedarfsanalyse über die Softwareauswahl und Einführung bis zur nachhaltigen Verankerung – und verbinden dabei technische Anforderungen mit den Perspektiven der Menschen, die mit der Lösung arbeiten. Denn eine Software ist erst dann erfolgreich eingeführt, wenn sie nicht nur installiert ist, sondern im Arbeitsalltag angekommen ist.
Mehr Informationen zu unserem Angebot finden Sie hier: Digitale Lösungen einführen. Und wie dies in der Praxis funktioniert, lesen Sie hier: Steirisches Fachunternehmen: Partizipation als Schlüssel für digitale Transformation und Verein im Kulturbereich: Arbeitsorganisation in der Digi-Werkstatt neu gedacht.
