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Dienstleistungsbetrieb in Stmk

Wie funktioniert „echte“ digitale Zusammenarbeit?

Genau diese Frage hat sich ein steirischer Dienstleistungsbetrieb mit rund 200 Mitarbeiter*innen gestellt. Im Zuge der Pandemie wurden, wie in vielen anderen Betrieben, digitale Tools zwar eingesetzt, trotzdem hatte sich die Zusammenarbeit dadurch nicht weiterentwickelt. Videokonferenzsysteme wurden zum Telefonieren mit Bild benutzt, Protokolle anschließend abgetippt, Dateien via Mail im Kreis geschickt, gekaufte Lizenzen nicht genutzt und, sobald möglich, wieder Präsenztermine vereinbart.

 

Das Fazit war: digitale Zusammenarbeit findet nur im Ausnahmezustand statt. Das musste sich ändern: Die Digitalisierung sollte einen echten Mehrwert für die Kommunikation und die Zusammenarbeit bringen!

 

 

 

Unsere Beratungsergebnisse zusammengefasst

 

Als erster Schritt wurde mit den Führungskräften, Stabstellen und der Geschäftsführung erarbeitet, welche Potenziale es momentan gibt und welchen Nutzen digitale Zusammenarbeit bringen könnte. Das Ergebnis war ein klares Bild, wofür zukünftig digitale Zusammenarbeit stehen soll:

  • Abstimmungsprozesse und Entscheidungswege werden rasch umgesetzt.
  • Es wird aktiv miteinander an gemeinsamen Dokumenten oder zu lösenden Aufgaben gearbeitet.
  • Die E-Mail-Flut massiv reduziert.
  • Kurzum, die Effizienz wird gesteigert.

 

In Kleingruppen wurden anschließend die abteilungsspezifischen Kommunikations- und Arbeitsabläufe aufgezeigt und überlegt, wo eine digitale Zusammenarbeit sinnvoll ansetzen könnte. Beispielsweise wurden folgende Maßnahmen zur Fragestellung „Wie kann sich die regelmäßige Videokonferenz der Führungskräfte zu einer digitalen Zusammenarbeit entwickeln?“ entwickelt:

  • Erarbeitung einer Agenda, die direkt im Videokonferenzsystem abgebildet ist.
  • Einladungserstellung zum Austauschformat erfolgt direkt im Videokonferenzsystem.
  • Förderung der digitalen Zusammenarbeit durch weiteren Einsatz von Kollaborationstools, zB Miro-Board für News aus den Abteilungen bzw. für die gemeinsame Themenfindung und –priorisierung.
  • Gestaltung einer gemeinsamen Lern-Sequenz im Austauschformat.
  • Dokumentation direkt im Videokonferenzsystem.

Auch in anderen Bereichen, wie z.B. in abteilungsinternen Vernetzungen, in der Rechnungslegung sowie Öffentlichkeitsarbeit wurden entsprechende Maßnahmen zur Etablierung digitaler Zusammenarbeit ausgearbeitet.

 

Im Zuge der einheitlichen Einführung der Verbesserungen wurden allen Mitarbeiter*innen auch die Notwendigkeit und das Verständnis zur digitalen Zusammenarbeit aufgezeigt. Parallel dazu wurden Kurzschulungen zu unterschiedlichen digitalen Tools angeboten, um die Mitarbeiter*innen in der Anwendung zu stärken. Damit ist es gelungen, das Verständnis und den Nutzen der digitalen Zusammenarbeit aufzuzeigen, gemeinsam Lösungen zu finden und so im Unternehmen „echte“ digitale Zusammenarbeit zu etablieren.

 

 

 

Feedback Betrieb

 

Durch die Auseinandersetzung mit abteilungsspezifischen Arbeitsabläufen ist es gelungen, die jeweiligen Bedürfnisse zu berücksichtigen und digitale Zusammenarbeit sinnvoll und realisierbar zu gestalten. Die Weiterentwicklung unserer Zusammenarbeit und das gemeinsame Lernen und Ausprobieren von digitalen Tools, Formaten und Settings wird uns auf jeden Fall noch lange beschäftigen.

 

 

 

Wie ist diese Beratung gelungen?

 

Es war wichtig, dass aus vielen unterschiedlichen Bildern zur digitalen Zusammenarbeit ein gemeinsames Bild entwickelt wurde. Durch die Unterschiedlichkeit der Abteilungen war es notwendig, konkrete Lösungen entlang von Arbeitsabläufen zu finden. Damit ist es den Teilnehmer*innen leichtgefallen, Formate für digitale Zusammenarbeit zu definieren und Lust aufs Ausprobieren zu machen.

Die Erarbeitung eines Einführungsprozesses mit entsprechender Kommunikation und Unterstützung für die Mitarbeiter*innen war sicherlich auch ein wesentlicher Faktor für die erfolgreiche Umsetzung der digitalen Zusammenarbeit im Unternehmen.

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Andrea Brodschneider

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